ごちゃごちゃになりがちなGoogle drive整理術

よくフリーランスで様々な案件に携わっていると、どの会社でも似たような場面に出くわすことがあります。どんな業界でも必ず悩んでいること。
それは共有フォルダの使い方問題です。

共有フォルダごちゃごちゃすぎ問題

よくありがちなのが、共有フォルダがごちゃごちゃになってしまっていて、必要な時に必要なファイルがどこにあるのか全く分からない状態になってしまっていることです。
例えば、少し前まであった作業していたファイルがどこに入れてしまったのかさっぱりわからなくなってしまっている、ということはとてもよくあります。

そして、似たようなファイル名でひたすら検索したり、ここかな、と思ったお札をひたすらしらみつぶしに調べてみて、結局どのファイルか分からずにわからん、となって終わることがとてつもなく多いのです。

そしてなんだか見覚えのあるファイルをまた作る羽目に陥ってしまったり、作業フォルダを作っていざいろいろ仕事を始めた途端にその探していたファイルが見つかったときなどは、もうこの世の終わりのような感覚がして一体何の仕事をしていたのか分からなくなってしまうほど。

とにかく生産性をとてつもなく下げてしまっている事は間違いないのです。このようなどうでも良いファイルをいつまでも共有フォルダにたくさんたまっている問題を解決するにはどうすればよいのでしょうか?

寿命の長いものと短いものでまず区別する

とにかく何でも共有フォルダに突っ込んでいるのであれば、とんでもないことになるのは目に見えています。つまり何らかの形で既に掃除し続けないといけないのですが、その時に重要になるのが、このファイルは寿命が長いのか短いのかをきちんと区別するということです。

寿命が長いファイルは運用型のものが考えられます。常に更新し続けなければいけないような契約状況が書かれているファイルや、状況がどうなっているのかを把握するための進捗管理型のファイルなどがこれに該当します。

それに対し、一瞬しか使われないのがいわゆる寿命の短いファイルになります。一時的に計算をするための作業ファイルや、ちょっとした工夫をこらすために実験的に作ってみたファイルなど、とにかくちょっと作ってみて、1週間位で捨てられてしまうもののことを指します。

ファイルを整理するときはそのファイルがいつ最後に編集されたのかを見て、1ヵ月以上編集されていないものは共有ファイルの過去フォルダに片っ端から突っ込んでしまうのです。過去フォルダは「過去」「Archived」などがよいでしょう。

とりあえず過去ファイルに突っ込むことができれば、入らないファイルはきれいに整理することが可能です。

必ず運用できるものにとどめる

さらにファイルをきれいに整理する手段としてもう一つ考えられるのが、責任者を置いてその人が把握できるファイルしか1番上の階層におかないと言う考え方です。

この責任者というのは、大体の場合チームのマネージャーになります。そしてそのファイル同士で参照しあっているデータがある場合などは、チームメンバーにむやみやたらに編集しないように声をかけ、それを徹底させます。さらにそれに加えて必ず何か編集を加えたい場合はマネージャーに声をかけるようにさせるのです。

なんだか堅苦しいやり方に聞こえるかもしれませんが、これはメリットもあります。まずチームの中でどのファイルのどのようなことを行っているか、が統一されるので、進捗を管理するファイル等が多い場合は、チームの状況が正確に把握できるようになります。またチーム内で同じ言葉を使うようになる効果もあるので、必要な時に進捗がどのようになっているのかコミニケーションが極めてスムーズになります。

もちろんデメリットもあります。このやり方のデメリットは、チームのオペレーションがあまり柔軟に代えられないと言う点につきます。やり方を変えて実験している場合などは、特に混沌としてしまいがちです。そのためチーム目標の数字などが見られなくなると言う状況も発生してしまうのです。

まとめ、使うファイルと使わないファイルは常に区別しよう

いかがだったでしょうか。共有フォルダになんでもかんでも入れ込むようにしてしまうと、すべてのファイルが1カ所に無秩序に入れられることになるので誰にとってもわかりにくいものになってしまいます。そのような状態を防ぐためには、使うべきファイル頭を使わないファイルをしっかりと区別して定期的にメンテナンスする必要があるのです。