「とりあえずやってみよう」式の仕事の意外な落とし穴とは?

皆さんは何かの仕事を済始めてやるときに、なんとなくやってみたら一通りのことがわかるだろう、と言ってタスクを進めてしまう事はありませんか?
実際にこれは極めて有効なやり方でもあるのですが、万能ではありません。
典型的なデメリットとして「他の人との連携が必要とされるときに、一体誰が何がやっているのかが分からなくなってしまう」ということがあるからです。管理人も幾度となく悩まされてきました。
今回はそんなことを防ぐためにはどうすればいいのかをご紹介します。

「やってみればわかるだろう」式とは?

あなたが何かしらの仕事を受け持った際に、説明を聞いてもよくわからなかった、と言う場合はありませんか?もしくは懇切丁寧に説明を聞いているのに、そのうちにお互い訳が分からなくなってしまって、結局は「まぁやってみればわかるでしょう」と言う雑な振り方になってしまった事はありませんか?(管理人はよくあります)

このやり方は実際のところ、とても効率的です。人の脳みそで考えた想定のパターンよりも、実際にやってみると多くのパターンがあったりするような作業の場合は特にそうです。やってみてから説明にはなかったイベントなどが次々に現れるので「やりながら覚えた方が早い」ということになるのです。このようなパターンがさまざまに分岐するような仕事の場合は、ある意味投げやりなやり方はとても効率的だと言えるでしょう。
しかし当然、そこには落とし穴もあります。どんな方法にも万能と言うものは無いのです。やりながらやってみればわかるだろう色の仕事の欠点とは「仕事の属人化が進んでしまいがち」なことです。

仕事が属人化が進んでしまう理由とは

そもそも「やりながら覚えたほうが早いよね」となる理由は、実際のイベントに説明しきれない位にパターンが多いからです。例えば営業のやり方なども様々な方法がありますね。営業でも、教科書的な部分よりもその場にぴったりなパターンをたくさん持っておいた方が役に立つよね、と言うことになります。

つまり現実に言語化が追いつかないのでとりあえずやってみろ、になるわけです。言語化が追いつかないところは、暗黙知で頑張るしかありません。ここで言う暗黙知とは、言語化が進んでいないものの、やれば確実にうまくいくスキルのことです。そしてこの暗黙知が進んでしまいがちな仕事には、常に属人化と言う問題がついてまわります。

属人化が進んでしまうとどうなるのでしょうか?
まず教える手間が圧倒的に増えます。言語化が進んでいるような仕事であれば「このマニュアルを読んでおいて」と言う一言で済むようなプロセスであっても、属人化が進んでいて暗黙知だらけの仕事になっていると、どう説明すればいいのか頭を非常に働かせるところから始まります。そしてこの時間が、意外と馬鹿にならないのです。

そもそもこのような状態になっていると、あなたは誰かに自分のスキルを教えるよりも、自分でその暗黙知を生かして仕事をした方が(短期的には)良いと言う状態になっているわけです。つまりそのような状況下では、いちいちわからない人に付き添って仕事を頑張って面倒な言語化するよりも、自分で仕事をしたほうが圧倒的に早いよね、と言う状態になってしまっているわけですね。このような状態に陥るとあなたの仕事はいつまでたってもあなたの仕事から離れなくなります。

そしてあなたが昇進をしたり、部下がつけられたり、もしくは退職をするタイミングになって初めて焦るわけです。

やってみよう式では定期的な振り返りを

さて、このような状態を防ぐにはどのような努力が必要になるのでしょうか?

実は、まず最初にマニュアルを拡充させるのは間違いです。あなたの仕事は充実したマニュアルを書くことでは無く、成果を残すことのはずです。第一あなたは他人に教えるほど卓越したスキルを持っているわけですから、そんな人の貴重な時間をマニュアル作成に割いている場合ではありません。

それよりもとりあえずやってみよう式で任せてみてから、わかったことを定期的に書き出してみるのが有効です。

例えば営業であれば「このようにして契約書の期限を設定するんだよ」「契約書の期限を設定しておかないと、いつまでも契約締結されずに、売り上げ目標にどれだけ近いのか分からない状態になるんだよ」と言うことをとりあえずやってみよう式の仕事で学んだとします。
これを日記でも良いので、一言ずつ学んだことを書いておくようにするのです。あなたが教える側なら、それを書き出すように部下に指示しましょう。

そして、定期的にそれを見返してみる場を持ってみるのが良いでしょう。

これにぴったりな方法としてKPT(ケプト)と呼ばれるやり方があります。Keep,Problem,Tryの3単語の頭文字をとった単語で、一定期間の振り返りに対してそれぞれ

  • 続けるべきこと(Keep)
  • 問題だったこと(Problem)
  • 次にやってみること(Try)

をそれぞれ言語化してみるというものです。
これを1行でも良いので成果を1カ所にまとめておくと、後々に仕事の言語化にとても役に立ちます。そして部下の学習が済んである程度一人前になってから、このKPTで学んだことからマニュアルを書かせてみるのも良いかもしれません。

まとめ、やってみよう式でも振り返りは忘れないように

いかがだったでしょうか。言語化ができないからといって、いつまでも言語化しないままでいいわけではないと言うことがお分かりいただけたのではないでしょうか。言語化する手間の時間と、仕事の時間をバランスをとった場合に、適度に振り返りの機会を設けつつやってみるのが良い方法です。

あなたもやってみよう式の仕事の落とし穴に悩まされているのであれば、参考にしてみてはいかがでしょうか。