Gmailを綺麗に整理するラベルの使い方を紹介

はじめに

フリーランスになると何かとメールが増えると思います。

会員登録したサービスからのメールを放置しすぎると、見逃しが発生してしまったり、確認に非常に時間がかかってしまうなどの弊害が発生します。

これを防ぐためにラベルと呼ばれるGmailの便利機能と筆者が利用しているラベル付けの方法を紹介します。

ラベルとは

これはいわゆるタグ付けのようなもので、一定のルールに従ってメールにタグ付けを行う事ができる機能です。

また、Gmailではタグを付けるだけではなく、一定のルールに従ってメールを削除する事や受信トレイに入らずスキップさせることが可能になっています。

ラベルの便利な付け方

筆者は様々なサービスに会員登録する事もあり、比較的多くのサービスよりメールが来るようになっていると思います。

しかし、私の受信トレイはかなり綺麗です。
すぐにメールの確認を終了させることができています。

これにはコツがあり、ラベルをしっかり利用した分類を利用しているからです。

早速具体的なラベルの付け方を紹介したいと思います。

まずは、「高重要度」「中重要度」「小重要度」というラベルを作ります。

基本的には各送信者からのメールを重要度によって上記に振り分けていくことにしています。

もちろん、これを仕事、プライベートなどで区切っても良いと思います。
(人によってどのような分け方が最適かは異なってくると思います、記事を参考に自分が一番便利になりそうなラベルの付け方を考えてみてください)

筆者の場合には、これは受信トレイに入ってなくて良いなというものにラベルを付けていきます。

例えば、○○ショップからの宣伝は全部いらないし、見る事も全くないという場合には、「○○ショップ」というタグを作成して「小重要度」ラベルの下に、階層構造を作って入れます。

たまに、見たいメールがあるというものに関しては特定の表記ルールがある場合には、自動ルールの振り分けの部分で上手く設定しておきます。

まとめ

以上のような方法を利用する事で、かなりストレスフリーなメール確認を行う事ができます。

一点注意しなくてはならないのは、たまに来る重要なメールまでラベルにしてしまい、確認を忘れてしまうという事がないようにしましょう。

皆さんもラベル・自動振り分けを上手く利用して効率的なメールチェックを実践してみてはいかがでしょうか。