チャットツールは何を選ぶか?より運用が問題だと思う件

今、世の中では働き方改革の時代です。そして働き方改革と言えば、テレワークですよね。
この「オフィスとは違うところでチャットをしながら働く」と言う働き方にあたって、巷のチャットツールが破竹の勢いで伸びています。
でも、こんなにチャットツールはいるんでしょうか?多すぎませんかね?
業務委託で働く筆者の目線から考えてみました。

多すぎるチャットツール

筆者は業務委託でウェブマーケティングの仕事を請け負っています。基本的にはSlackでやりとりをしているのですが、それ以外にもいくつかチャットツールが存在し、正直ちょっとツールに関しては食傷気味です。せっかくの機会なので、ひとつの業務委託でいくつのチャットツールに囲まれているのかを数えてみました。

まず基本的にはSlackでやりとりをしています。IT系の企業ではよく使われている、グループ機能などが充実したコラボレーションツールと呼ばれるものですね。
無料でも使えますが、有料版では画面共有をしながらウェブ会議ができたり、そこそこ使い勝手の良いテキストやコードのシェア機能などもあり、なかなかに便利だなぁというのが感想です。

その次にやりとりをしているのが、Workplaceと言うコラボレーションツールです。
Facebookの開発したツールで、まさにFacebookのグループ機能のようなUIで仕事上の様々な状況やノウハウ、画像や動画を職場全員にシェアしていくことが可能になっています。もちろんグループごとに分けることも可能であり、チャット機能も備えています。
ですが…Facebookには申し訳ないのですが、筆者の業務ではあまり使っていません。動画のシェアに便利なので、録音しなければいけないウェブ会議等のシェアに使う程度です。

そしてGsuit。Googleが提供している仕事に必要なアプリケーションをひたすら詰め込んだ便利パックのようなプランです。メールはもちろん、マイクロソフトのExcelやPowerPoint、Wordと同様のツールや、ドライブ、カレンダーに至るまで筆者はかなり便利に使わせてもらっています。そして当然、この中にはチャット機能もあるのですが、筆者はまたしてもこれを使っていません。
というか正直G suitのチャットは使いどころがあまり分かっていません。使ってる人見たことないんですが、いるんですかね?

まだまだあります。タスク管理ツールはAsanaを使っています。これは単なるタスク管理術ではなく、作ったタスクに対して今の進捗状況などをコメントで漬けられるので、事実上のチャット状態になっています。このスラックで連絡をするべきなのか朝まで連絡をすべきなのかが区別がつかない問題は未だに筆者の頭を悩ませています。

と言うようにぱっと思いつくだけでも4つありますね。
これだけあると、どこで何を書き込むべきなのかがよくわからなくなってきてしまいます

正直、もういりません。
これ以上どこで何を挙げるべきかなんてことに脳みそのリソースを割きたくないんですよ…。

チャットツールは選別よりも運用

正直チャットツールなんて何を使ったって機能は変わらないわけです。
少し前までは誰かにメンションができなかったり、グループ機能が少し貧弱だったりといろいろな違いがありましたが、最近はどれもSlack風になってきていますから、大して変わらないなと思っています。

それよりも考えるべきなのは運用です。
例えば全員がテレワークをしているときに、チャットツールをそれぞれ個人が勝手にやりとりをしていたら大変なことになります。これは個別のやりとりは他人には全く見えないせいです。
こうなるとどうなるのか。リーダーが部下に対して指示を出したつもりが、部下ごとに違う解釈をされてしまって全く別の仕事をしている、なんてことも平気で起こるわけです。そしてその会話が一切見えないので、防ぎようがないのです。

こういったことを防ぐには、基本的にすべてのオープンチャンネルでやりとりを完結させ、どうしても個人的なやりとりをしたい場合のみ個人用のチャンネルを使うという努力が必要になります。

また、メールのCCのように大量のグループを切り替えて使う会社も存在していますが、それも意味がないのでやめましょう。無限にグループが増えていくだけです。本当に必要な時にだけメンションを飛ばせば良く、いらないチャンネルが増えていくことほど生産性が下がる事はありません。

業務用のチャットツールは運用をきちんと考えよう

いかがだったでしょうか。
チャットツールはきちんと選ぶよりもきちんと運用を考えるほうがはるかに重要だと思います。

なるべく無駄のない運用ルールを作り、きちんと施行していくことがテレワークの成功の秘訣言っても過言では無いのでしょうか。