テレワーク管理の何が難しい?具体的に考えてみた

テレワークを管理する側に立った時に、何が難しいのでしょうか?普通の企業で顔を突き合わせて働くのと何が違うのでしょうか?

今回はフルでテレワークの業務委託として働く私が、ほぼ全員テレワークのチームをマネジメントする上で難しそうなことをご紹介します。

テレワーク管理の難しい点1:チームメンバーが何をやっているのかがわからない

マネージャーとして1番困るのがこれです。テレワークでは、基本的に何もしなければチームメンバーが何をやっているのかさっぱりわかりません。

チャットベースで頻繁につぶやくようにやりとりをしていても、きちんと仕事をしているのかどうかまでは実際のところ判りません。そのためありとあらゆる問題が噴出するわけです。

例えば仕事をきちんとやっているのかすら分かりません。例えばSlack(チャットツール)の表示でオンラインになっていても、本人はパソコンの画面を開いたままでどこか散歩に行っているかもしれません。もちろんそんな人はほとんどいないのですが、仕事を進める上で管理できないのはやっていないのと同じこです。

これは各人が持つタスクを継続可能な形で、可視化することが必要になります。メンバーが漫然と仕事をするのではなく、タスクごとに分解して今何を取り組んでいるのかをきちっと見える形にしていくことが重要です。これにはいくつかのやり方がありますが、代表的なものはカンバン形式やタスクボードなどがあります。

さらに当たり前すぎて文章化していないこともテレワークでは大変です。
例えば、あなたはマネージャーとして、どういったタイミングでメンバーが自分に話かけてほしいと思っているのでしょうか?必要な時?それともいつでも良い?
実はこういった事ですら、きちんと明文化して伝えないとテレワークでは伝わりません。普段からすごく当たり前だと思っている事でも、テレワークとなると何でも文章にしないとダメだということがわかりますね。

例えばエンジニアなら、単純なメソッドや関数の命名規則の話から始まって、保守性が高いコードとはどんなコードなのか、レビューとはどのようにするのものなのか、などを全て文章にする必要があるのです。このため、会社によっては社内用のウィキのようなものを設置してすべて文章にまとめている会社もあるそうです。

やはり1カ所に集まって自然と行われていたことをリモートワークには解体していくのは極めて難しいことがわかりますね。

テレワーク管理の難しい点2:チームの文化を保つのが大変

自然と行われていたことを、どのようにテレワークでも分割して継承させるか、は極めて難しい問題です。

そのためにはまずチームリーダーが率先して自らやってほしい行動を示す必要があります。例えば気軽に声をかけて欲しいのであれば、あなたは率先してメンバーにチャット上で話しかけてみる必要があります。これは対面であれば目に見える行動としてとてもわかりやすいのですが、テレワークでは文章にしかならないため、普通のオフィスワーク以上にしつこく繰り返さなければなりません。

また新人が入ってきた時にも、スムーズにチームにジョインできるようにきちんと支援する必要があります。

当たり前ですが、新人は何をしていいのかさっぱりわかりません。と言うより、何を知るべきかすらわかっていない状態で入ってきます。それをきちんとガイダンスしてあげて、仕事を目に見えない形ではなく、見える形でその人に伝えてあげることが本当に重要になってきます。

その為にはどんな働き方を期待しているのか、どんな役割を期待しているのかをきちんと書き出していくことが何よりも重要です。そもそもそれが文章として存在しなければ、伝え方がぶれてしまう原因になるからです。伝え方がぶれてしまうと、テレワークでは対面よりもぶれる幅が大きくなります。
これは対面で顔を合わせているわけではないので、どうしてもコミニケーション量が減ってしまうことの弊害です。

とにかく何でも文章として残しておき、わかりやすい形にいつも率先して行動していくこと。
それがテレワークでチームとして機能させるために必要なことです。

テレワーク管理の難しい点3:1on1を丁寧にやらないと誤解が増えていく

メンバーとの個人ミーティング、通称1on1を絶対にやりましょう。これはメンバーが抱えている悩みに対してきちんと向き合う時間です。いくらオープンにコミニュケーションを取りましょうと言っていても、どうしてもメンバーにはグループの前では言いづらいことがあります。それを丁寧に拾っていくのです。

これをやらないとどうなるのか?単純に不毛な誤解が増えていきます
文章によるやりとりではどうしても誤解が増えていくのです。チームリーダーが「なんでこういう指示を出してもやらないのはなぜ?」と悩んでいたとしても、メンバーもそれが誤解だと思わないまま突き進んでいく可能性が高いです。メンバーにとってはテレワークであなたに気軽に話しかけるのは対面よりも難しいのですから。こういった誤解を解いていく必要があるのです。

よって「チームリーダーとしてこんなことを期待されているのだと思っていたからこのように仕事をした」こういった話がメンバーとできるようにならないと1on1とは言えません。ただ一方的に叱ったり、との世間話をしているようではダメです。その人が思っているチームに対する疑問や意見をきちんと聞き、仕事しやすいように導いていくことが何よりも重要です。

そもそもメンバーからすれば、テレワークになっている時点で相当辞めるハードルは低くなっています。人材不足の世の中ですから、あなたがチームリーダーとして誤解されるような行動を繰り返していれば、チームメンバーは簡単に辞めてしまうかもしれません。

このようなしっかりと聞けるスキルが、物理的に一緒の場所で仕事をするよりもはるかに重要になってくるのです。

テレワーク管理の難しい点まとめ

この記事ではあなたがテレワークをする管理の側に立った時に何が難しいのかを列挙してきました。

やはり何をするにしても文章や動画として残していかないときちんと継承されないのです。目で見て盗むと言うことができない以上、きちんと他の人から見てもわかる形にしておくことが本当に重要です。

その上でチームワークが機能するようになります。
まずはきちんと見える化することでチームを管理できるようにしていきましょう。